Per chi ha la responsabilità di gestire un’impresa, riuscire ad avere una gestione del tempo efficace diventa fondamentale per pianificare e svolgere il lavoro in una maniera tale da raggiungere gli obiettivi prefissati.
Nel frenetico mondo di oggi, trovare il modo per essere produttivi è fondamentale!
Proprio perché il tempo è una risorsa limitata e non si può rigenerare (una volta passato, non torna!), la sua non oculata gestione rischia di avere conseguenze pesanti, sia a livello personale sia a livello professionale.
Il tempo bisogna quindi saperlo gestire.
Come diceva qualcuno, la brutta notizia è che il tempo vola, la buona notizia è che il pilota sei tu!
Sentiamo dire ovunque che la gestione del tempo è una competenza cruciale per aumentare la nostra produttività e di conseguenza ottenere risultati aziendali migliori, ma osservando bene notiamo che sono davvero in tanti a correre imprigionati nella ruota del criceto sopraffatti da “cose da fare”.
Capire nel profondo il significato e le leve della gestione del tempo è il primo passo per incrementare la produttività personale e aziendale.
La gestione del tempo non è altro che imparare ad avere chiarezza delle nostre priorità all’interno di un arco temporale.
Se percepisci la sensazione di non avere di tempo, molto probabilmente non hai stabilito un ordine nelle tue priorità.
Una volta definite e pianificando il nostro tempo in base ad esse, i vantaggi che ne derivano sono:
D’altro canto, un’organizzazione che perdura nel tempo agendo senza un preciso filo conduttore:
Se la tua organizzazione vive nel disordine, concentrerà tutte le sue forze sugli aspetti sbagliati o secondari dell’attività, piuttosto che su quelli prioritari che generano valore.
Possiamo quindi affermare che il significato dell’espressione gestione del tempo significa riuscire a stabilire delle priorità per ottenere elevate prestazioni a livello:
Una delle sfide più comuni è la tendenza a sentirsi sopraffatti da una lista di cose da fare che sembra non terminare mai.
Molti imprenditori a capo di piccole e medie imprese si trovano a dover affrontare molteplici ruoli e responsabilità e non è scontato che siano sempre in grado di far fronte a tutto o semplicemente capire da dove iniziare. Questa sensazione può portare a una mancanza di chiarezza e di direzione, rallentando la produttività e alimentando anche il senso di frustrazione se poi i risultati non sono soddisfacenti.
In questo ambito si insinuano poi anche le distrazioni. Con la tecnologia sempre più presente nelle nostre vite, è facile perdersi in una serie infinita di notifiche e interruzioni, che distolgono la concentrazione riducendo la nostra efficienza.
Per far fronte a questa situazione, ogni organizzazione e ogni individuo parte di essa ha bisogno di implementare metodo per proteggere e gestire in modo proficuo il proprio tempo.
Se desideri padroneggiare il tuo tempo e massimizzare i risultati della tua azienda, ci sono tecniche comprovate che puoi adottare.
Queste ti aiuteranno a gestire meglio il tuo tempo, eliminando le distrazioni per concentrarti sulle attività di valore che ti porteranno benefici significativi.
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.” Dwight D. Eisenhower
Se gestire il tempo significa gestire le priorità, allora non possiamo fare a meno del metodo ideato da Eisenhower che consiste nel classificare, attraverso una semplice matrice, le attività quotidiane all’interno di quattro macro-categorie per distinguere ciò che è importante da ciò che è superfluo e ciò che è urgente da ciò che è procrastinabile.
Il primo quadrante della matrice rappresenta tutte le attività che permettono alla tua azienda di fare, nel tempo, la differenza nel mercato perché pianificando obiettivi e coltivando competenze oltre a prevenire qualsiasi crisi prepari il terreno per raccogliere importanti opportunità di crescita e sviluppo.
Esplorare nuove idee, investire in sviluppo personale, creare nuove connessioni professionali o intraprendere progetti innovativi possono essere esempi di attività caratterizzate da un elevato valore potenziale e da una combinazione di importanza e non urgenza.
Il 30% del tempo utile andrebbe trascorso all’interno del primo quadrante per coltivare quotidianamente gli obiettivi a lungo termine che ti sei prefisso per la tua impresa.
I traguardi importanti, sia nella vita aziendale quanto in quella privata, sono infatti il frutto di azioni strategiche senza una scadenza precisa, ma di elevato valore.
Per essere efficienti, dunque, occorre permanere per il più lungo tempo possibile all’interno di questo quadrante, focalizzandosi sulle attività importanti piuttosto che su quelle urgenti.
Esempi di attività del primo quadrante:
Si riferisce a tutte le attività da fare subito in quanto sia importanti sia urgenti: spesso sono attività che proprio per il fatto di non essere state pianificate per tempo, sono diventate improrogabili.
Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione e commettere errori fatali.
Sono inevitabili anche nelle migliori aziende; tuttavia si può agire per ridurne il numero.
Infatti, più tempo viene dedicato alle attività del primo quadrante, meno crisi dovranno essere affrontate in un secondo momento in quanto l’azienda ha investito ponendo dei pilastri che rappresentano delle vere e proprie fondamenta del proprio funzionamento.
Trattandosi di attività importanti e urgenti, significa che non possono essere delegate: vanno eseguite subito!
Se la maggior parte della tua giornata è concentrata in questo quadrante, avrai difficoltà a gestire il tempo: ti sembrerà di essere sempre di corsa e saranno gli impegni stessi a gestire te!
Esempi di attività del secondo quadrante:
Il terzo quadrante rappresenta il tempo ed energia per svolgere attività irrilevanti rispetto agli obiettivi aziendali che ti sei posto.
Si tratta di azioni che spesso intraprendiamo per evitare compiti più importanti o per distrarci. Oppure perché, non avendo degli obiettivi chiari, vaghiamo a caso facendoci condurre in modo passivo dalle situazioni esterne.
Identificare e ridurre le attività in questo quadrante è essenziale per:
Esempi di attività del terzo quadrante:
Il quadrante dell’inganno della matrice di Eisenhower rappresenta un’area in cui la risorsa tempo viene dedicata ad attività apparentemente urgenti, ma che in realtà non contribuiscono ai nostri obiettivi a lungo termine.
Si tratta di azioni che spesso sono generate da una forma di procrastinazione o evitamento delle attività più importanti.
Questo quadrante può illuderci con una falsa sensazione di produttività, ma alla fine ci allontana dagli obiettivi e dai risultati desiderati. Sono spesso compiti di basso valore o attività operative che possiamo delegate ad altri, attraverso:
È importante distinguere tra urgenza e importanza per evitare di cadere in questo inganno e concentrarsi sulle attività di alto valore.
Esempi di attività ingannevoli:
La prima cosa da implementare per aumentare la tua produttività consiste nel prendere consapevolezza di come impieghi il tempo a tua disposizione, poiché essere impegnati non equivale ad essere produttivi.
Ecco 3 consigli pratici che incrementano subito e notevolmente la tua produttività e le tue performance lavorative:
Se sei o ambisci a diventare imprenditore o imprenditrice, non puoi permetterti di sprecare il tuo tempo.
La matrice di Eisenhower rappresenta un ottimo strumento, semplice e pratico, per riflettere su questi aspetti ma soprattutto il suo utilizzo ti aiuterà ad allenare il muscolo della decisione e della gestione delle priorità nelle attività aziendali.
Da dove iniziare?
Ti propongo il seguente esercizio per aiutarti a capire in quale quadrate viene assorbito il tuo tempo :
Se non hai investito a sufficienza nel primo quadrante delle Opportunità, è facile che nel tuo quotidiano ti ritrovi a inseguire urgenze arrivando a sera con la sensazione di non aver concluso nulla di soddisfacente e ritrovandoti anche a svolgere delle attività che nella realtà sono fuorvianti.
In sintesi i quadranti 2, 3, 4 stanno avendo la prevalenza.
Sarò molto franca: se vuoi realmente aumentare l’efficienza e l’efficacia delle tue prestazioni devi impegnarti per:
Applicandoti seriamente in questo modo, come per magia constaterai che la tua azienda sta recuperando efficienza nelle varie funzioni e che tu avrai a disposizione molto più tempo da dedicare allo sviluppo di nuovi progetti, professionali e personali!
E’ un metodo tutto e subito? No, è un percorso graduale perché tutto in natura per nascere, crescere ed evolvere necessita di gradualità e di gesti continuativi.
L’aspetto positivo è che nella tua impresa, tu, e solo tu, puoi fare la differenza nella velocità da imprimere a questa gradualità.
Ora presta attenzione a questo passaggio perché il cuore della gestione efficace del tuo tempo sta tutto qui:
Ho sintetizzato questi concetti per farti capire che i risultati che stai ottenendo sono strettamente correlati alle tue aspirazioni interiori e agli obiettivi che ti sei o non ti sei posto/a.
È proprio così, per migliorare la gestione del tempo non ci si può affidare solo a strumenti esterni.
Oggi la tecnologia ce ne offre mille per semplificare e automatizzare. Ognuno di questi, come anche l’esecuzione sporadica di qualche azione, non potrà mai generare risultati soddisfacenti se manca la spinta propulsiva delle tue intenzioni che rappresenta il carburante per raggiungere gli obiettivi che ne tuo intimo desideri.
Quindi, se non sei soddisfatto/a dei frutti che la tua gestione del tempo produce, fermati e prova a riflettere su queste domande:
Sono domande che hanno a che fare con le tue ambizioni personali, coi tuoi sogni. Perché prima di essere un imprenditore o una imprenditrice, sei una persona.
Ricorda che, e qui cito un insegnamento appreso da Paolo Ruggeri, quando ti trovi a rincorrere il tempo, molto probabilmente stai seguendo gli obiettivi di qualcun altro: di certo non i tuoi.
Alla base della mia organizzazione personale e, a maggior ragione, quando assumo incarichi di Temporary General Manager, ci sono questi concetti che mi aiutano a performare, crescere e far crescere le imprese con cui collaboro.